Behandling af persondata

Sidst opdateret 07/10/2019
Den 25. maj 2018 trådte EU's databeskyttelsesforordning i kraft. Forordningen foreskriver, hvordan bl.a. offentlige myndigheder skal behandle personoplysninger. Læs mere om, hvad det betyder for dig.

Vi er den dataansvarlige - sådan kontakter du os

Sidst opdateret 17/01/2020
Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Styrelsen er dataansvarlig for behandling af dine personoplysninger, som styrelsen har modtaget om dig. Du kontakter os:


Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen
Carsten Nieburhs Gade 43
1577 København V
CVR-nr.: 27186386
Telefon: 72218800
Mail: info@tbst.dk

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til vores behandling af dine oplysninger, er du altid velkommen til at kontakte vores databeskyttelsesrådgiver.
Du kan kontakte vores databeskyttelsesrådgiver på følgende måder:

 

 

Formålene med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

Dine personoplysninger vil indgå i vores sagsbehandlingssystem med det formål, at vi kan besvare henvendelser og behandle klager som led i varetagelsen af vores opgaver. Herudover behandles oplysningerne for at kunne opnå en effektiv og rationel sagsstyring. Endelig anvendes oplysningerne til at holde styr på, hvilke sager vi har behandlet, og til brug for fremsøgning af praksis.

Skriftlige henvendelser

  • Besvarelse af henvendelser, der relaterer sig til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens myndighedsområde
  • Journalisering af henvendelser, der relaterer sig til konkrete sager, med henblik på efterfølgende sagsbehandling
  • Statistik til brug for optimering af sagsbehandling, digitale løsninger og øvrige områder, der ligger indenfor Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens ressort

 

Telefoniske henvendelser

  • At besvare din henvendelse vedr. lovgivning mv. inden for Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens ressort
  • Vejlede dig i og oplyse om din sag 
  • Viderestille dig til relevant sagsbehandler Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:
  • Princippet om god forvaltningsskik, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e
  • Forvaltningslovens § 7, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
  • Offentlighedslovens § 15, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c
  • Myndigheders generelle vejledningsforpligtelse i overensstemmelse med god forvaltningsskik, jf. princippet i forvaltningslovens § 7, stk. 1, jf. databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra e.

Kategorier af personoplysninger

Vi behandler følgende kategorier af personoplysninger om dig:

 

  • Vi behandler almindelige personoplysninger om dig og mere specifikt identifikationsoplysninger (navn, telefonnummer, e-mail).
  • Yderligere oplysninger du inkluderer i din henvendelse til os.


Hvis du viderestilles til en sagsbehandler, der ikke kan tage telefonen, vil vi i stedet sende sagsbehandler dit navn og dit telefonnummer, så sagsbehandleren kan kontakte dig.

Modtagere eller kategorier af modtagere

Det er styrelsen, der behandler din henvendelse og de oplysninger, vi har modtaget fra dig. Hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen, kan det være, at vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, nævn eller lignende. Det kan f.eks. være til offentlige myndigheder, som skal bidrage til sagens oplysning.

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Vurderer vi, at henvendelsen ikke vedrører vores sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Du får besked, hvis vi videresender henvendelsen.

 

Hvor dine personoplysninger stammer fra

Vi har modtaget personoplysninger om dig via din henvendelse til en af Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens e-postkasser eller via telefonisk henvendelse til call-centeret. I visse tilfælde vil vi ikke have mulighed for at behandle din henvendelse uden de nævnte personoplysninger.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen skal som offentlig myndighed følge de almindelige forvaltningsretlige regler og har derfor pligt til at journalisere efter offentlighedsloven. Det betyder, at de oplysninger der er sendt til styrelsen, bliver journaliseret i vores sagsbehandlingssystem ved oprettelse af en sag.

Vi opbevarer dine personoplysninger i vores journalsystem. Oplysningerne overføres løbende til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Statens Arkivers bestemmelser herom.

Offentlighedslovens § 15, stk. 1, betyder, at dokumenter der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Oplysning om dit telefonnummer og navn, kan indhentes hvis en sagsbehandler skal ringe tilbage til dig. Oplysningerne vil blive slettet hurtigst muligt efter du er blevet kontaktet af den relevante sagsbehandler.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. 

Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

 

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)

Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning

I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Ret til begrænsning af behandling

Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse

Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger.
Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på datatilsynets hjemmeside

Klag til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.

Når du sender styrelsen en e-mail

Sidst opdateret 07/10/2019
Nedenfor finder du information om, hvordan styrelsen bruger og opbevarer dine personoplysninger, når du sender styrelsen en e-mail.

Formål og retsgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger

Dine personoplysninger vil indgå i vores sagsbehandlingssystem med det formål, at vi kan besvare henvendelser og behandle klager som led i varetagelsen af vores opgaver. Herudover behandles oplysningerne for at kunne opnå en effektiv og rationel sagsstyring. Endelig anvendes oplysningerne til at holde styr på, hvilke sager vi har behandlet, og til brug for fremsøgning af praksis.

TBST skal som offentlig myndighed følge de almindelige forvaltningsretlige regler og har derfor pligt til at journalisere efter offentlighedsloven. Det betyder, at de oplysninger der er sendt til styrelsen, bliver journaliseret i vores sagsbehandlingssystem ved oprettelse af en sag.

Offentlighedslovens § 15, stk. 1, betyder, at dokumenter der er modtaget eller afsendt af en forvaltningsmyndighed som led i administrativ sagsbehandling i forbindelse med dens virksomhed, skal journaliseres i det omfang dokumentet har betydning for en sag eller sagsbehandlingen i øvrigt.

Behandlingen af dine personoplysninger er baseret på databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra e.

Hvis du har sendt os følsomme oplysninger, behandles disse i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f.

Har du sendt os oplysninger om strafbare forhold er vores behandling baseret på databeskyttelseslovens § 8, stk. 1 og stk. 2, nr. 3.

Behandling af oplysninger om CPR-nummer sker med henblik på entydig identifikation, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 1.

 

Modtagere af dine personoplysninger

Det er styrelsen, der behandler din henvendelse og de oplysninger, vi har modtaget fra dig. Hvis det er nødvendigt for sagsbehandlingen, kan det være, at vi videregiver dine personoplysninger til andre offentlige myndigheder, nævn eller lignende. Det kan f.eks. være til offentlige myndigheder, som skal bidrage til sagens oplysning.

Hvis vi modtager en anmodning om aktindsigt i den sag, som dine personoplysninger indgår i, skal vi normalt videregive oplysningerne, medmindre oplysningerne er fortrolige.

Vurderer vi, at henvendelsen ikke vedrører vores sagsområde, videresendes henvendelsen så vidt muligt til rette myndighed, jf. forvaltningslovens § 7, stk. 2. Du får besked, hvis vi videresender henvendelsen.

 

Opbevaring af dine personoplysninger

Vi opbevarer dine personoplysninger i vores journalsystem. Oplysningerne overføres løbende til Rigsarkivet efter arkivlovens regler og Statens Arkivers bestemmelser herom.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os og give besked herom.

Ret til at se oplysninger:
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger om dig, som vi behandler, eller til at søge om aktindsigt.

Ret til berigtigelse:

Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Ret til sletning:
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder alene oplysninger, som ikke er journaliseringspligtige.

Ret til begrænsning af behandling:
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse:
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.